Innanzitutto cominciamo con lo spiegare il significato di questo acronimo PDCA: Plan Do Check Act.

Si tratta di un ciclo iterativo, noto anche col nome di ciclo di Deming.

W. Edwards Deming

W. Edwards Deming

Deming è anche l’autore della celebre sentenza “Without data you’re another persone with an opinion”. Questa è una frase alla quale noi della NeXT siamo molto legati, perché descrive perfettamente il senso del nostro lavoro, il fine ultimo dei nostri software.

Il PDCA è un ciclo noto in ambito industriale in quanto viene utilizzato nelle attività aventi come scopo il controllo e il miglioramento continuo dei processi produttivi.

Quando parliamo di miglioramento continuo, parliamo di qualcosa che costituisce il bagaglio culturale di qualsiasi ingegnere di processo o lean manager e di tutti quei soggetti che sono coinvolti nelle attività mirate a questo scopo e che possono essere riunite sotto il cappello della lean manufacturing.

Ovviamente, e questo è uno dei motivi per cui affrontiamo oggi questo argomento, sotto questo cappello ci siamo anche noi, con la nostra attività che si occupa delle soluzioni squisitamente software.

Questo vuol dire che nel ciclo PDCA che ci apprestiamo a trattare in questo post, esistono delle fasi che riguardano anche il nostro lavoro.

Andiamo a vedere quindi di cosa parliamo quando descriviamo un ciclo PDCA.

PDCA - Plan Do Check Act

PDCA – Plan Do Check Act

La fase di PLAN

La prima fase del ciclo, come abbiamo visto è la fase di Plan, ovvero di pianificazione.

In questa fase viene prima di tutto effettuata un’analisi della situazione, tanto è vero che a volte si utilizza anche l’acronimo OPDCA, dove “O” sta per Observation.

L’analisi porta ovviamente ad una diagnosi e all’identificazione dei KPI più rilevanti sui quali quindi puntare per migliorare l’efficienza dei processi. Si procede cioè all’empowerment di quei KPI che, secondo chi ha effettuato l’analisi, hanno bisogno di un cambiamento significativo e costituiscono degli obiettivi strategici.

Successivamente all’analisi si andrà a stabilire quali siano gli obiettivi, cioè i risultato attesi. In questa fase si dovranno stabilire degli obiettivi secondari o sub-goals che permetteranno di osservare i risultati in piccola scala prima di standardizzare il processo sull’intero stabilimento o su più stabilimenti.

Si procederà dunque alla pianificazione, stabilendo un limite temporale al progetto (ad esempio un anno); fissando dei check point, necessari per monitorare l’andamento dei risultati; stabilendo quali strumenti utilizzare sul campo per poter ottenere i dati oggettivi che ci diranno se il progetto avrà avuto successo o meno.

Cosa facciamo noi in questa fase

Fin da questa fase, la NeXT è in grado di fornire il proprio know how, anche grazie alla collaborazione con diversi consulenti esperti di processi lean e di miglioramento continuo. È una fase cruciale, forse la più importante: gli errori commessi in questo frangente si trascineranno lungo tutto il ciclo.

La fase di DO

Fatta la pianificazione, il ciclo prevede il passaggio alla fase “Do”.

Come suggerito dalla parola, questa è una fase operativa del ciclo. Qui si va a realizzare ciò che è stato pianificato: si mette in moto il processo, si realizza il prodotto. Lo scopo di questa fase è raccogliere i dati che poi serviranno nelle fasi successive. Questi dati ci diranno quanto è lo scostamento da ciò che era stato pianificato; ci faranno sapere dove occorrerà maggiormente intervenire per migliorare l’efficacia del processo produttivo.

Cosa facciamo noi in questa fase

È inutile dire che, è proprio in questa fase che si situa il core business della nostra azienda: realizziamo infatti soluzioni software per il monitoraggio dei principali KPI dei processi produttivi: OEE, Andon, Statistical Process Control e tanto altro. La nostra esperienza ci fa consigliare, (anche ai clienti più entusiasti di avviare processi di razionalizzazione della produzione), di iniziare sempre da un progetto pilota, che è rappresentata proprio da questa fase di DO: partire con un piccolo progetto, costituisce una scelta saggia da parte del cliente e onesta da parte nostra, oltre a costituire un’importante fonte di dati ad un costo inferiore rispetto ad un grande progetto.

La fase di Do, da vita ad una vera e propria simulazione di ciò che poi avverrà o potrebbe avvenire su più larga scala. Questo vuol dire che, in questa fase, tutti i soggetti coinvolti dovranno “abbracciare il cambiamento”, dovranno aver compreso il senso di ciò che stanno facendo, dal management agli operatori. Come sa qualsiasi esperto di lean manufacturing, più di un fallimento si può spiegare con la mancanza del coinvolgimento delle persone.

La fase di CHECK

Alla fase di “Do” segue la fase di “Check”, cioè di verifica.

Ora si studiano i dati pervenuti dalla fase di Do e si confrontano con i risultato attesi dalla fase di Plan: si cercheranno le inadeguatezze della prima fase, o gli errori commessi nella fase di Do, per poter pervenire con successo all’ultima fase, quella di Act.

Cosa facciamo noi in questa fase

In questa fase sarà molto utile poter gestire dei dati facilmente intellegibili, magari sotto forma di grafici (Pareto, Fishbone, ecc..), dati personalizzati, verticalizzati su specifiche esigenze. Sarà possibile comprendere se i problemi evidenziati riguardino la qualità del prodotto, o il numero delle fermate o la lentezza del processo e le loro cause, e quindi intervenire con precisione chirurgica per migliorare l’efficienza di processo.

La fase di ACT

L’ultima fase è la fase di Act.

La fase di Act è fatta delle azioni correttive emerse dalla fase di Check. Queste azioni dovranno essere quindi focalizzate su quegli elementi di processo che hanno determinato lo scostamento tra i risultati attesi e quelli ottenuti.

La portata di questo scostamento può determinare un tipo di attività diversa alla fine del ciclo del PDCA: qualora risultati attesi e conseguiti coincidessero, si potrà lavorare sul mantenimento o sull’affinamento e perfezionamento del processo (ricordiamo che parliamo sempre di miglioramento continuo). Ma lo scopo finale di questa fase sarà comunque, visto che siamo partiti da un progetto pilota, quello della standardizzazione del processo (ormai stabile) e quindi della sua estensione, a tutto lo stabilimento e a più stabilimenti.

Come già detto, noi pensiamo che il ciclo PDCA sia un’ottima e saggia soluzione per tutti: per il cliente e per il fornitore. A parte i motivi analizzati in questo post, diremo che il PDCA consente di prendere decisioni virtuose, abbassando notevolmente la soglia di rischio: un fallimento su un progetto riguardante due linee non è paragonabile ad un risultato equivalente su tutto lo stabilimento!

Contemporaneamente consente al fornitore di farsi conoscere, di condividere il proprio know how, mostrare la propria professionalità ed esperienza: pensiamo che sia la maniera migliore di iniziare un rapporto di collaborazione perché lascia molto più spazio alla fiducia, da parte del cliente, e sprona il fornitore a dare il meglio di sé, con l’obiettivo di essere coinvolto anche in progetti più estesi.

È in questa maniera che non ci siamo interfacciati con i nostri migliori clienti.

Questa è ovviamente la nostra opinione, ci piacerebbe conoscere anche il vostro parere!

Ascoltando: Peter Gabriel – “Sledgehammer
Lettura in corso: “Acqua dal sole” di Breat Easton Ellis
Mood: Ciclico…

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