“Le parole o il linguaggio non sembrano avere alcun ruolo nel mio meccanismo di pensiero. Casomai, il mio meccanismo di pensiero consiste di immagini.”

[Albert Einstein]

Due parole sul pensiero visivo

Su questo tema ho avuto modo di scrivere già in passato, ma alcuni concetti risultano essere assolutamente ad hoc a proposito del tema del Visual SOP. Sto parlando del pensiero visivo.

Il pensiero per immagini, il pensiero visivo appunto, è una nostra maniera innata di apprendere.

Il neuro scienziato Ian Robertson definisce il pensiero visivo “il sesto senso che abbiamo dimenticato”.

Questo perché è stato provato scientificamente che percepiamo le immagini prima di ogni altra cosa, e poi le condividiamo attraverso il linguaggio.

Proprio per questa nuova consapevolezza, attualmente la comunicazione sta mutuando molti meccanismi e regole dal mondo della poesia e della pubblicità (due mondi apparentemente lontani tra loro, ma entrambi fanno leva sull’evocazione di immagini): si cerca di valorizzare la componente emotiva e la sintesi, piuttosto che una spiegazione prosaica.

Poche parole ben utilizzate, ed associate ad immagini, raggiungono lo scopo molto meglio e più rapidamente di tante pagine di testo scritto.

È la sintesi la dote più ricercata nelle informazioni al giorno d’oggi.

Le informazioni devono passare attraverso poche parole chiave, immagini, ecc…

Parole e immagini diventano spesso un tutt’uno, contribuendo a veicolare concetti anche complessi. Non a caso è la strada in assoluto più battuta dalla maggior parte dei social network.

Il nuovo modo di esprimersi ha naturalmente una ricaduta sulle nuove pratiche di apprendimento: nello scrivere non c’è più consequenzialità, ma frammentazione, modularità. I contenuti sono scomponibili e presentati a blocchi, che l’utente può utilizzare come crede, a seconda del proprio stile di apprendimento.

Nuove pratiche di apprendimento: perché il Visual SOP in azienda.

Dati questi presupposti sarà più semplice comprendere le virtù, le qualità di uno strumento come il Visual SOP.

Il Visual SOP si presenta come un’unione sintetica tra immagine e parola: il connubio immagine/parola risulta assolutamente efficace perché unisce due elementi fondamentali per l’apprendimento: come dicevamo, l’immagine rappresenta, la parola descrive.

Lo scopo del Visual SOP è quello di:

  • snellire la formazione e il trasferimento di conoscenze,
  • migliorare la trasparenza e la conformità,
  • consentono l’automazione,
  • ridurre i costi, evitando guasti costosi.
  • Sostituire i lunghi, e difficili da fruire, manuali cartacei

Per capire la bontà di una soluzione come quella del visual SOP, potremmo scomodare alcune statistiche relative all’utilizzo dei social network:

i post che, oltre alle parole, contengono anche un’immagine, hanno maggior successo, cioè maggiori interazioni.

Nel caso del Visual SOP è lecito parlare di apprendimento multimediale, tema sul quale hanno ampiamente scritto studiosi come l’artista e designer Bruno Munari e Allan Pavio (professore emerito di psicologia presso la “University of Western Ontario”) ,per citarne solo due.

In questo tipo di apprendimento, entrambi i sistemi (verbale e visivo) diventano necessari per rendere efficace l’apprendimento, e l’uno potenzia l’altro cosicché alla fine il risultato è molto di più della semplice unione dei due elementi.

“Nessun processo di pensiero sembra esistere senza un processo percettivo: attraverso le immagini diamo significato alle informazioni e siamo in grado di elaborarle.

In poche parole, apprendiamo.”

[Rudolph Anheim]

Quindi…

L’immagine ci serve a:

  • Memorizzare meglio il concetto
  • Rappresentare il concetto

Il linguaggio (verbale o testuale) ci serve a:

  • Comprendere meglio il concetto
  • Descrivere il concetto

 

Un esempio illuminante ci viene persino dalla guerra in Iraq del 2003.

Durante il conflitto con l’Iraq i militari statunitensi idearono un mazzo di carte chiamato “Most-wanted iraqi”. Lo scopo di questa trovata era di aiutare le truppe ad identificare i membri più ricercati del governo di Saddam Hussein durante l’invasione dell’Iraq nel 2003. Ad ogni carta corrispondeva il nome e una foto di una persona ricercata. Più alto era il valore della carta (le carte erano quelle del poker) più alto era il valore rappresentato dal ricercato: assi e re rappresentavano quindi individui in cima alla lista dei ricercati. In questo caso i quattro assi erano impersonati da Saddam Hussein, dai due figli e dal segretario particolare del rais.

Ecco ad esempio com’era costituito il mazzo più importante, quello di picche:

PICCHE
Asso: Saddam Hussein, Presidente 7Mahmoud Ziab al Ahmad, Ministro dell’Interno
ReAli Hassan al Majid, Consigliere del Presidente, più noto come “Alì il chimico” 6Amer Rashid Mohammad, Consigliere del presidente e ministro del Petrolio
ReginaMohammad Hamza Zubaydi, Membro del Ccr 5Watban Ibrahim Hassan, Consigliere del Presidente
FanteIbrahim Ahmad al Sattar Mohammad, Capo di Stato maggiore delle forze armate 4Mohammad Zimam al Razzak, Capo del Baath per la regione di Tamin
10Hamid Raja Chalah, Comandante dell’Aviazione 3Abdel Majid al Faysal, Capo del Baath per la regione di Salaheddin
9Rukan Razuki al-Ghafar al-Majid, Capo dell’ufficio degli affari tribali 2Rashid Taan Kazem, Capo del Baath per la regione di Al Anbar
8Tareq Aziz, Vicepremier

Fatte queste premesse… quale contributo apporta l’implementazione del Visual SOP per l’azienda?

Il Visual SOP migliora il trasferimento di conoscenze, ottimizza i processi, e in ultima analisi, fa risparmiare denaro.

Ecco i principali benefici, nel dettaglio:

  • Migliora la formazione e il trasferimento delle conoscenze: le operazioni di routine possono essere delegate a personale junior, liberando così personale dirigente che potrà quindi occuparsi di compiti prioritari superiori.
  • Le verifiche di conformità saranno più gestibili, perché la documentazione è già in atto. Documentare SOP diventa così un progetto chiave in vista di un audit.
  • Maggiore trasparenza: i processi documentati visivamente potranno più facilmente rispondere alla domanda di business più comune: “perché ci vuole così tanto tempo?
  • Risparmio sui costi: Il lavoro può essere assegnato ad un più basso livello di costi di supporto; le operazioni IT saranno più efficaci e quindi si eviteranno guasti costosi.

3 buone prassi quando decidi di utilizzare un Visual SOP

Perché il Visual SOP sia davvero efficace occorre che esso sia assolutamente sostenibile da parte del personale. Ecco i tre consigli che ci sentiamo di dare:

  • In sostituzione di lunghi manuali scritti, creare documenti visivi, magari utilizzando diagrammi di flusso, liste di controllo, e schemi: sono più veloci da creare, richiedono meno tempo per il loro aggiornamento e sono, in ultima analisi, più usabili di un manuale completamente scritto.
  • Utilizzare pratiche di gestione dei documenti semplici, ma efficaci.
  • Rendere il visual SOP parte del progetto, non uno strumento di correzione, di miglioramento o di ottimizzazione. Ciò include la verifica dello stato di documentazione come parte del processo di change management.

Il Visual SOP NeXT

Next da tempo assiste i propri partner nel conseguimento degli obiettivi del World Class Manufacturing.

Il WCM è una “filosofia pratica” che attingendo i propri principi dalla lean production, dal Six Sigma e dal TPM (Total Productive Maintenance) , si pone come scopo la riduzione a zero degli sprechi e dei costi superflui .

Il WCM prevede diversi strumenti e di alcuni di questi ne abbiamo parlato in passato in questo blog: il Visual SOP è appunto un’altra freccia nella faretra del WCM.

Il Visual SOP quindi è contro gli sprechi. Spreco di cosa? Come abbiamo detto prima, soprattutto spreco di tempo, il tempo di una serie di persone che lavorano in azienda: dall’ingegnere che si occupa di redigere il (voluminoso) manuale di istruzioni, all’operatore che quel manuale se lo deve “sorbire”, soprattutto se è un neo assunto.

Spreco anche di denaro, perché le occasioni di errore si moltiplicano laddove non puoi seguire passo passo l’iter delle tue mansioni: quanti danni possono essere arrecati da una azione eseguita non correttamente?

Bene. Qual è quindi il flusso di lavoro che mette in moto il sistema di Visual SOP che implementiamo?

L’ingegnere, che prima avrebbe perso diverso tempo a redigere il suddetto manuale, ora deve solo preoccuparsi di impaginare pdf. Pdf di una pagina, nella quale vengono illustrate, attraverso immagini o foto + testo (se necessario, ma breve), le varie fasi che l’operatore dovrà seguire per portare a compimento la propria mansione.Visual SOP Lego

Avete presente le istruzioni delle Lego? No? E quelle Ikea? Beh, ci siamo capiti 😉

Semplicità e sintesi, sono le parole chiave che dovranno guidare il nostro ingegnere.

A questo punto, ciascun operatore si troverà di fronte un foglio contenente alcuni codici a barre: ciascun codice a barre corrisponderà ad una attività. Utilizzando un semplice barcode reader visualizzerà in un monitor l’elenco delle attività da fare in sequenza. Non solo: gli verrà anche indicato il tempo previsto per eseguire ciascuna attività.

Visual SOP

L’operatore potrà eseguire le varie attività sequenzialmente (cioè in modalità AUTO), o manualmente (SCORRI). Potrà tornare indietro o annullare l’attività.

Ovviamente la modalità AUTO si adatta ad un operatore che già conosce bene ciò che deve fare. Un operatore inesperto invece potrà procedere manualmente seguendo passo passo le azioni da compiere, ben illustrate sul monitor… insomma come montare dei LEGO!

Insomma, chiaramente un altro tassello in quel quadro generale che potremmo chiamare miglioramento continuo. A volte sono i dettagli, le cose che ti sembrano meno rilevanti, che magari non hanno direttamente a che fare con la produzione, che possono invece fare la differenza.

Se avete voglia di approfondire l’argomento con noi, non esitate a contattarci: saremo felici di ascoltarvi!

A presto!

Ascoltando: Alan Parson project – “Eye in the sky
Lettura in corso: “Da dove sto chiamando” di Raymond Carver
Mood: Visual

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