È indubbio che stiamo vivendo un momento che segnerà la nostra epoca. Una di quelle cose che finiscono sui libri di storia. La storia di ciascuno di noi avrà come punto di riferimento questo momento. Le maestre dei nostri figli, si ricorderanno di loro come “la classe del Coronavirus”.

È una situazione inedita per tutti. In questo momento, il ruolo più scomodo di tutti è quello di un sindaco, di un Presidente di regione, di un Ministro: sono chiamati a prendere decisioni alle quali non sono stati preparati. Per questo vanno rispettate in maniera che ognuno faccia la propria parte.

Ma è una situazione inedita anche per le aziende, piccole e grandi. In questo frangente, la differenza può farla la capacità di cambiare rapidamente, di organizzarsi in maniera agile, di essere il più liquidi possibile.

Visto che nessuno può vantare un’esperienza in questa situazione, ci sentiamo di farci testimoni di ciò che stiamo facendo noi e che, dal nostro punto di vista, sta funzionando.

Ovviamente ciò che diciamo, potrà non essere utile a tutti, ma siamo confidenti che in molti potranno trovarvi degli spunti utili per la propria attività.

Esperienze pregresse

In realtà non è la prima volta che la NeXT si trova davanti all’esigenza di cambiare radicalmente il proprio modo di organizzarsi e di lavorare.

In precedenza non fu un virus a costringerci a riesaminare tutta la nostra organizzazione, ma un progetto. Non uno qualsiasi, ma l’implementazione dei nostri sistemi OEE in tutti gli stabilimenti Franke nel mondo (28), in tempi ristretti e senza mai abbandonare l’ufficio.

In poco tempo dovevamo essere in grado di interfacciarci con realtà sempre diverse, che parlavano lingue diverse, capire la loro realtà, inviare quanto necessario, fornire le corrette e chiare istruzioni.

Senza dilungarci troppo su questo progetto (se vi interessa potete leggere quest’altro articolo) sintetizziamo dicendo che quella fu l’occasione in cui ci votammo alla Lean Software Development, un sistema che prevede la creazione di task della durata ben definita (le iterazioni), concluse le quali si va a ricevere l’immediato feedback del cliente (anche di questo abbiamo parlato in un altro articolo dello Smart Factory Blog).

Oggi ci siamo resi conto che quella rivoluzione, è alla base di quanto di buono riusciamo a fare oggi in quest’altra situazione di emergenza.

Cominciamo quindi con i nostri 5 consigli per non fermarsi.

 

5 consigli per non fermarsi

Di seguito vi forniamo 5 consigli che vi possono permettere sia di non fermarvi, ma anche di non perdere in termini di performance. Le difficoltà sono opportunità per alzare l’asticella di alcune nostre capacità. Siamo coscienti, in NeXT, che da tutto questo, stiamo imparando tanto.

1)      Smart working. Ovvero rendersi indipendenti dal luogo di lavoro.

È importante che il proprio lavoro possa essere fatto indipendentemente dal luogo in cui ci si trova. Questa è una caratteristica ormai molto diffusa. Un tempo sarebbe stata appannaggio di pochi, ma oggi c’è chi riesce a lavorare con il proprio smartphone o tablet, per non parlare dei notebook.

Ovviamente questo è possibile solo se fin dall’inizio ci si è data un’organizzazione liquida. Nel nostro caso, tutti lavoriamo su notebook e in un contesto open space. Nessuno ha una postazione fissa: periodicamente cambiamo posto, cambiano i nostri colleghi vicino a noi, questo ci dà modo di sviluppare nuove modalità di iterazione tra noi.

Uffici NeXT

Uffici NeXT

Inoltre, trovandoci in un ufficio open space, siamo chiamati a mantenere il massimo silenzio e quindi spesso comunichiamo con strumenti di messaggeria istantanea per comunicare con colleghi che si trovano a qualche metro da noi.

È abbastanza chiaro che, se questo è stato il punto di partenza, per noi lavorare da casa non ha comportato alcun cambiamento sensibile…se non organizzarsi con le persone che vivono con noi a casa.. 😊

2)     Strumentazione adeguata ed open source

Nel nostro ufficio siamo 9 programmatori, 2 amministrativi, 2 commerciali e 1 responsabile marketing. Tutti sono stati sempre attrezzati con notebook linux. Questa filosofia dell’open source ha sempre orientato le scelte dell’azienda sin dalla sua fondazione. Questa scelta ci rende più indipendenti per tanti aspetti.

Ovviamente ci sono delle eccezioni necessarie. Ad esempio, il responsabile marketing possiede anche una postazione desktop, dedicata all’elaborazione e montaggio video. È l’unico che si è dovuto portare il PC desktop in casa e quindi ha affrontato qualche problema logistico in più, ma anche lui, la stragrande parte del proprio lavoro lo può svolgere dal notebook o dallo smartphone.

Attraverso collegamenti in Cloud accediamo al server centrale che si trova in ufficio per accedere a tutti i file necessari: come dire, se il virus si propaga.. lo può fare anche NeXT.

3)     Strumenti di comunicazione sincroni e diffusi

Come detto, quotidianamente siamo abituati ad utilizzare strumenti di comunicazione sincrona per comunicare tra noi. Questo per mantenere il rumore in ufficio ad un livello accettabile che permetta la concentrazione di tutti. Lo strumento che utilizziamo noi, sia per le comunicazioni interne, sia con i clienti (salvo esigenze differenti) è hangout, ma non vogliamo sponsorizzare uno strumento piuttosto che un altro: al momento esistono tantissimi strumenti equipollenti come ad esempio il più noto Skype.

Attraverso questo strumento riusciamo ad interpellare in qualsiasi momento il collega del quale abbiamo bisogno. Se la necessità va al di là di una semplice domanda e si ha bisogno di una riunione vera e propria, si può avviare una video conferenza.

Anche qui l’importante è optare per strumenti diffusi, cioè facilmente raggiungibili da tutti e soprattutto fruibili anche da mobile.

Ovviamente, in questo momento poniamo più attenzione alle notifiche di hangout, in quanto in ufficio, se il collega non riceve risposta ad una richiesta può sempre alzarsi e raggiungerti alla tua postazione, ora non è possibile.

4)    Darsi obiettivi giornalieri: dalla WOM alla DOM

Prima dobbiamo spiegare cosa significa WOM e DOM. WOM (Weekly Operations Meeting), DOM (Daily Operations Meeting). La WOM è una riunione che Next è abituata da qualche anno (da quel famoso progetto per Franke) a fare ogni venerdì sera e che coinvolge tutti. Si fa il punto della situazione, si analizzano le iterazioni che erano state create seguendo i dettami della Lean Software Development, e si assegnano le iterazioni per la settimana che verrà.

La situazione nuova ci ha portato a creare anche una DOM, ovvero una riunione quotidiana in video conferenza, a fine giornata, in cui si fa il punto degli obiettivi raggiunti o non raggiunti durante la giornata e ci si accorda per i tasks del giorno dopo.

5)     Videoconferenze brevi, ma frequenti

La DOM non è l’unica video conferenza della giornata. I momenti di incontro collettivi sono in tutto tre: alle 9.00, alle 12.00 e la DOM alle 18.00.

La riunione delle 9.00 è molto breve. Ognuno deve uscire dalla riunione con le idee chiare su cosa deve fare. La riunione è breve perché si tratta di argomenti affrontati nella DOM della sera prima. Alle 12.00 si fa un punto della situazione, sul lavoro in itinere, si riporta il risultato di riunioni fatti col cliente, o si analizzano i problemi incontrati nel fare una certa cosa. Della DOM abbiamo già parlato.

 

Il  5° punto per noi è il più importante.

In questa condizione nuova, non basta avere il proprio computer con sé per poter dire di poter lavorare da casa.

Bisogna rimanere uniti. Non è una frase retorica. Senza questi appuntamenti collettivi, che possono anche non riguardare tutti, scivoleremmo in uno stato emotivo/psicologico che gradualmente ci porterebbe a vivere il lavoro con sempre più distacco. I colleghi diventerebbero delle persone sempre più remote. Anche l’azienda diventerebbe qualcosa di lontano, un rumore di fondo.

Ne risentirebbe la motivazione, l’attaccamento all’azienda, al proprio lavoro.. in definitiva faticheremmo a definirci attraverso ciò che ha da sempre accompagnato la narrazione di ciascuno di noi: il nostro ruolo, le nostre responsabilità, le nostre competenze, la nostra capacità di interagire con gli altri in un contesto di gruppo e di squadra.

I 3 incontri giornalieri sono un elemento fondamentale della nostra attuale organizzazione. Ci permette di rimanere in “sintonia“. Restare in sintonia ha una duplice virtù: personale (avere maggiore forza psicologica e non perdere il contatto con i colleghi) e collettiva (restare “in fase” col proprio lavoro). Mantenendo i contatti giornalieri si fa in modo di seguire tutti la medesima direzione e gli stessi ritmi, nonostante la distanza: come in una gara di barca a remi, dove tutti devono remare a tempo altrimenti la gara si perde. Questo già accadeva nell’open space del nostro ufficio, ed è questo il motivo di questa scelta logistica.

L’assenza di “contatto“, anche di solo uno di noi genererà solo spreco di tempo e di risorse, per se stesso ed anche per gli altri. Alla base della Lean Software Development c’è la caccia agli sprechi.

Incontrarsi, tutti i giorni, è di estrema importanza. Anche per scambiare due battute. Non abbiamo più il nostro incontro davanti alla macchina del caffè.

 

È vero. Avevamo detto 5 consigli. Ma abbiamo un paio di easter egg.. visto il periodo.

 

6)    Avere una famiglia paziente ed esserlo a propria volta

Per chi tiene famiglia, averla paziente è importante. Ma in famiglia può capitare di essere in due a fare smart working, quindi anche noi dobbiamo essere pazienti e gestire al meglio il nostro tempo. Può capitare che anche i figli, in questo periodo siano impegnati in video conferenze con le maestre, per fare lezione a distanza… è chiaro che in questa situazione una buona organizzazione familiare fa la differenza.

Innanzitutto è importante che ciascuno individui bene il proprio luogo di lavoro e cerchi di creare delle nuove routine. Se possibile, è meglio cambiare il meno possibile quelle precedenti.

7)     Mantenere le vecchie routine il più possibile

Sembra un consiglio contro tendenza e in contraddizione con il punto precedente. In un periodo di cambiamento perché mantenere le vecchie routine?

Perché è sempre utile cercare di mantenere un gancio con la vecchia vita.. anche perché prima o poi dovremmo tornarci. Come fare?

Se ad esempio prima ci si svegliava alle 6.20 per partire verso il luogo di lavoro alle 7.30 per essere in ufficio alle 8.00, ora sarebbe bene continuare a svegliarsi alla medesima ora (vabbé dai, dormiamo 10 minuti in più!) e, utilizzare il tempo risparmiato dello spostamento, per fare altro, ad esempio dell’attività fisica (una corsetta.. una sessione con Wii Fit, ecc..), o cercare di informarci su ciò che sta accadendo, o ascoltando la radio… In questa maniera il nostro corpo manterrà gli stessi ritmi, e non dimentichiamo che è il nostro corpo il primo a risentire di tutto questo cambiamento.

7+1) No il pigiama!

La tentazione è forte. Nessuno ci vede, ma cerchiamo, come detto nel punto precedente di mantenere più possibile l’aggancio con una realtà normale. Evitiamo anche la tuta.

Ovvio, non c’è bisogno della camicia, chi scrive ne ha pochissime e non sa cosa sia una cravatta: vestiamoci come se andassimo in ufficio in un giorno in cui siamo sicuri di non dover incontrare clienti.

L’impegno che mettiamo nel prepararci per la giornata lavorativa contribuirà positivamente anche sulla concentrazione che riusciremo a tenere e anche a rendere meno traumatico il ritorno in ufficio.

Perché ritorneremo!

 

Spero sia stato utile, questo breve prontuario per chi si appresta o ha già iniziato a lavorare in smart working.

Ovviamente quanto detto in questo articolo non è molto utile per i cosiddetti nomadi digitali. Questi soggetti vivono costantemente in smart working.. per loro la rivoluzione sarebbe essere costretti in un ufficio!

     

     

    Se vi interessano i temi che affrontiamo, iscrivetevi alla nostra Newsletter, per rimanere sempre aggiornati sui contenuti che pubblichiamo.

    Ci piacerebbe conoscere il vostro parere. Seguiteci su Linkedin!

    Ma se volete seguirci nella maniera più veloce e agile, seguite il nostro canale su Telegram!

     

    Ascoltando: U2 – “Stay Faraway, so close!
    Lettura in corso: “Nessun luogo è lontano” di Richard Bach
    Mood: In sintonia

     

    Digital Strategist & Blogger

     

    On this website we use first or third-party tools that store small files (cookie) on your device. Cookies are normally used to allow the site to run properly (technical cookies), to generate navigation usage reports (statistics cookies) and to suitable advertise our services/products (profiling cookies). We can directly use technical cookies, but you have the right to choose whether or not to enable statistical and profiling cookiesEnabling these cookies, you help us to offer you a better experienceCookie policy