Perché un’emergenza finisce quasi sempre per costituire un’opportunità?

Non è assolutamente una frase fatta..o uno di quei mantra da discorso motivazionale. È la pura verità, e ciascuno di noi, l’ha sperimentato almeno una volta nella propria vita.

L’emergenza tira fuori da noi il meglio e il peggio: il meglio quando si traduce in voglia di farcela,  voglia di cambiare lo stato delle cose; il peggio quando si limita allo stadio di istinto di sopravvivenza: in questo caso, spesso si da ampio spazio a comportamenti spesso irrazionali.

Ma parliamo invece del cambiamento. Del superamento dello stato delle cose.

Alcuni cambiamenti possibili, sono davanti ai nostri occhi tutti i giorni, ma li lasciamo lì, congelati nella condizione di potenza, senza mai innescarli.. Anche se intuiamo i loro benefici, c’è qualcosa che ci induce ad essere conservatori piuttosto che cercare il progresso.

Quando il cambiamento non sembra necessario.. o addirittura possibile, cambiare non è mai un’opzione.

Ed è anche plausibile a pensarci bene.

Il fatto è che nulla dura per sempre e la necessità del cambiamento si mostra sempre con le sembianze di un trauma, una crisi.

È laddove scarseggiano le alternative il luogo in cui trovano casa le soluzioni.

Smartworking: non solo una soluzione all’emergenza

Si sente molto parlare di smart working o di lavoro agile negli ultimi tempi. Tutta questa attenzione su questi concetti è dovuta sicuramente al momento di emergenza vissuto a causa del virus COVID-19 o Coronavirus.

Lo smart working esiste da anni, specie in alcuni settori: chi lavora prevalentemente in cloud, sul web, chi utilizza sistemi informatici, può, negli ultimi anni, utilizzare una gamma di strumenti che possono rendere l’ufficio un ambiente quasi obsoleto.

Ci sono startup che nascono senza possedere un vero e proprio ufficio: i dipendenti vengono chiamati nomadi digitali.

Per i nomadi digitali, lo smart working non è una maniera per risolvere un problema temporaneo, ma un vero e proprio stile di vita. L’azienda per cui lavorano, può non trovarsi nella stessa Nazione di residenza, non esistono orari di lavoro: lavorano per lo più per obiettivi e questo, è stato provato, ha apportato vantaggi sia ai dipendenti che all’azienda, in termini di profitti, organizzazione, taglio dei costi, benessere aziendale.

Il 58% delle grandi imprese utilizzano smartworkers per determinate attività. Anche nelle PMI lo smart work è utilizzato soprattutto per lavoratori residenti lontano, magari per alcuni giorni della settimana.

Ciò che ha dato un forte impulso a questa pratica lavorativa è stato indubbiamente lo sviluppo tecnologico: la velocità delle attuali reti internet, l’evoluzione degli smartphone e dei tablet, ma soprattutto lo sviluppo del cloud che ha reso pressoché inutili i tradizionali supporti di memoria di massa, consentendoci di portare con noi i nostri documenti, i nostri lavori, ovunque. Tutto questo ha permesso, ad un ventaglio sempre più ampio di lavoratori, di fare a meno di una propria postazione fissa.

Tutti questi cambiamenti profondi hanno impattato a livello globale e su diversi livelli:

  • sugli spazi e i luoghi di lavoro
  • sui rapporti aziendali, con i colleghi e con i dirigenti
  • sulle relazioni con i clienti
  • sulla comunicazione

Tutto è diventato piuttosto liquido.

Prima dello smartworking: luoghi e spazi di lavoro

Prima di arrivare allo smartworking, quanto già detto ha impattato sugli spazi e i luoghi di lavoro.

NeXT è una software house. Un’azienda quindi composta praticamente per intero da lavoratori digitali: NeXT presenta il tipico profilo di azienda particolarmente ricettiva rispetto all’evoluzione tecnologica, organizzativa e anche filosofica, se pensiamo alle moderne teorie agili e lean, applicate anche al software con la Lean Software Development.

Nel 2016 NeXT si è trovata davanti al dilemma che prima o poi un’azienda in crescita si trova ad affrontare: il cambio della sede. Siamo passati da una sede composta di due stanze per un totale di 30mq ad una composta da un unico ambiente di 240mq.

Inizialmente abbiamo perso del tempo a pensare come dividere in ambienti tutta quell’area aperta. “Perso” è il termine giusto, perché poi la soluzione migliore ci è sembrata invece quella di mantenere quell’enorme open space.

Qualsiasi altra soluzione avrebbe finito per congelare quel momento di crescita: eravamo passati da 6 a 9 persone in un mese ed ancora avremo assunto a breve. Due anni dopo saremo stati 15.

Ma non è questo che ci ha fatto decidere per l’open space quanto la considerazione che il nostro lavoro non ha bisogno di muri: solo di un cavo di rete, (ma neanche tanto) ed un portatile. A volte uno smartphone.

Persino l’unico ambiente “chiuso” dell’ufficio, la sala riunioni, l’abbiamo voluto coi vetri, trasparente.

Ufficio NeXT

Ufficio NeXT

L’abbattimento dei muri interni in ufficio costituisce il naturale prodromo dell’abbattimento dei muri esterni dell’ufficio.

A noi piace tanto il nostro ufficio e ci andiamo sempre volentieri a lavorare, ma alla bisogna, molto prima dell’emergenza COVID-19, siamo stati abituati a gestire esigenze diverse, come quelle familiari di un dipendente, o un ginocchio malconcio che ti impedisce di guidare, o un collega semplicemente in trasferta.

È per questo che in NeXT, la sera, quando si torna casa, si porta sempre il proprio portatile con sé.

I rapporti aziendali

Nelle aziende più agili, il sistema organizzativo è flessibile e flat, piuttosto che gerarchico: i rapporti orizzontali risultano prevalenti rispetto ad un’organizzazione di tipo tradizionale.

Questo tipo di concezione della struttura aziendale incoraggia la collaborazione, il lavoro in team e la circolazione delle competenze.

Ovviamente è più facile applicare questo metodo di lavoro ad una PMI: forse è per questo che l’elevato numero di piccole aziende in Italia è letto più come un pregio che un difetto, un punto di forza dell’Italia.

Stante l’orizzontalità dei rapporti, per quanto riguarda la gestione dei progetti, NeXT si è avvalsa della teoria Lean Software Development, in cui i progetti vengono gestiti da un Project Leader, un Master Developer e il/i Developer. Sembrerebbe quasi che la struttura gerarchica uscita dalla porta rientri dalla finestra: in realtà è solo un’organizzazione verticale riferita al progetto, non all’azienda. Ogni progetto rimescola le carte: chiunque può essere Project leader di un progetto e prima o poi lo sarà. Questo tipo di gestione stimola e favorisce quindi la crescita professionale di tutti i dipendenti.

Le relazioni con i clienti e la comunicazione

In una organizzazione orizzontale, non esiste UNA persona addetta alla comunicazione con i clienti. Chiunque costituisce un’interfaccia verso l’esterno. L’informatico non dovrà solo preoccuparsi di scrivere codice, ma è incaricato di rapportarsi con il cliente, concordare gli obiettivi, verificarli, apportare le modifiche richieste.

Non essendoci una gerarchia neanche in questo tipo di attività, essendo quindi decentralizzata, la comunicazione diventa quindi completamente slegata e indipendente sia da un mittente precostituito che dal canale della comunicazione.

Inoltre, le video call hanno da tempo rimpiazzato le visite in ufficio o in stabilimento: Hangout, Skype, Whatsapp, Telegram sono solo alcuni degli strumenti più familiari attraverso i quali si possono intrattenere i rapporti con clienti, partner e fornitori. La loro portabilità, elimina l’ufficio, rende più frequente la comunicazione, ma la rende anche più breve, con grandi vantaggi per la produttività di ciascuno.

Lo Smart Working: vantaggi per tutti

Il termine “smart working” ha qualche anno. Forgiato tra i corridoi delle aziende più avanzate, più o meno coevo o immediatamente successivo a “E-learning”. Entrambi questi termini descrivono la possibilità di fare qualcosa “a distanza”.

Oggi si parla sia di e-learning che di smart working come risposta ad una emergenza: la diffusione di una pandemia, il COVID-19.

In realtà lo smart working non è solo la soluzione a periodi di emergenza, ma può essere un vero e proprio “stile di lavoro” per molte professioni, per i numerosi motivi che abbiamo snocciolato poc’anzi.

Lo smart working porta con sé numerosi vantaggi, sia per il professionista che per l’azienda. Ma non solo.

Il dipendente riesce ad ottimizzare il proprio tempo, eliminando i tempi necessari per i trasferimenti in ufficio. Tempi che possono essere lunghi se il luogo di lavoro si trova in un’altra città, o se si risiede in una metropoli. Questo tempo “guadagnato” va a tutto vantaggio del concetto di “work life balance”, ovvero dell’equilibrio psicofisico di ciascuna persona, diminuendo notevolmente lo stress che nasce da una gestione della vita lavorativa e familiare problematica.

A questo si unisce un risparmio economico: meno consumo di benzina, o nessun acquisto di biglietti di treno o mezzi pubblici. Infine, si ha più tempo da dedicare alla propria famiglia o, in generale, alla propria vita.

Ma i vantaggi sono anche per l’azienda. Partiamo dal fatto che un dipendente più felice è anche un dipendente più motivato e produttivo, come dimostra un recente studio di Dale Carnegie & Associates: un dipendente soddisfatto è più produttivo e naturalmente portato a farsi ambasciatore di una cultura aziendale di successo. Dividendo in percentuale i motivi per cui un dipendente si sente più gratificato e sviluppa senso di appartenenza ad un’azienda, abbiamo questo panorama:

  • partecipazione a corsi di formazione (43%)
  • miglioramento delle condizioni di lavoro (37%)
  • creazione di migliori percorsi di carriera (30%)

 

Un altro vantaggio per l’azienda è lo spostamento del focus sugli obiettivi. L’orario di lavoro si fa più fluido, meno rigido: giocoforza acquista grande importanza il rapporto di fiducia dipendente-azienda, e questo, trova la sua base sul rispetto degli obiettivi.

Dobbiamo ovviamente citare il risparmio energetico: meno postazioni accese, meno luci, meno consumi in generale.

Infine, miglioramento organizzativo. La distanza ti obbliga al rispetto di alcuni rituali: ad esempio una veloce call ad inizio giornata per definire le attività del giorno; poi magari una a fine serata o fine settimana per fare il punto della situazione. Lavorando invece fisicamente vicini si tende inevitabilmente a privilegiare i “propri tasks” tanto “col collega ci parlo quando voglio”.

Ma c’è un altro soggetto che trae vantaggio dallo smartworking: l’ambiente.

Il lavoro da casa finisce col ridurre drasticamente l’uso di mezzi privati e pubblici, altrimenti necessari per recarsi ai luoghi di lavoro: questo si traduce in una sensibile riduzione di emissioni di CO2 nell’ambiente (e minor traffico). Inoltre, la minor necessità di attrezzare grandi spazi per gli uffici, induce ad un utilizzo più accurato e intelligente del mattone: non sarà più necessario costruire grandi palazzi o grattacieli da adibire ad uffici.

Conclusioni

Ci sono due considerazioni da fare:

  1. Sembra palese che, l’elenco dei vantaggi abbia fugato qualsiasi dubbio sul fatto che lo smart working NON possa essere solo una misura di emergenza.
    Come spesso accade, le crisi, le emergenze, finiscono con l’insegnarci qualcosa. La capacità di non fermarci nonostante ciò che accade, è la migliore dimostrazione di quanto importanti siano i grandi progressi fatti in questa recente era dell’Industria 4.0, un periodo storico visto a volte con scetticismo, nei casi migliori, ma più spesso percepito con sospetto, come qualcosa da cui difendersi, l’ultima novità di una società tecnocrate e molto poco umana.

     

  2. Non dimentichiamo che lo smart working è solo uno strumento. E come tale va utilizzato se e quando serve. Lo smart working NON è meglio del lavoro in ufficio, non è più performante del lavorare fisicamente insieme agli altri. È una possibilità in più, consentita dalla tecnologia in nostro possesso in maniera diffusa e che NON è meno performante dei modi tradizionali di intendere il lavoro, almeno per quei tipi di lavoro cosiddetti digitali.

 

 

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