Visual SOP (Standard Operating Procedure)

Il Visual SOP è un sistema che ha l’obiettivo di istruire e guidare delle persone ad eseguire specifiche operazioni, nell’intento di limitare al massimo sprechi di tempo e di prestazione.

L’esigenza di uno strumento di questo tipo, nasce dalla consapevolezza, provata da evidenze scientifiche, che percepiamo le immagini prima di ogni altra cosa, e poi le condividiamo attraverso il linguaggio: poche parole ben utilizzate, ed associate ad immagini, raggiungono lo scopo molto meglio e più rapidamente di tante pagine di testo scritto.

In un sistema di Visual SOP, le informazioni vengono veicolate attraverso immagini corredate da poche parole chiave: l’immagine rappresenta, la parola descrive.

 

Come nasce il Visual SOP

Il Visual SOP è una delle attività previste dal World Class Manufacturing (WCM).

Consente di veicolare informazioni riguardanti, in particolare, ambiti come:

  • La sicurezza
  • Il controllo Qualità
  • Istruzioni operative

Come tutti gli strumenti del WCM, nasce per combattere gli sprechi. In questo caso, spreco di tempo, il tempo di una serie di persone che lavorano in azienda: dall’ingegnere che si occupa di redigere il (voluminoso) manuale di istruzioni, all’operatore che quel manuale se lo deve “sorbire“, soprattutto se è un neo assunto; spreco anche di denaro, perché le occasioni di errore si moltiplicano laddove non puoi seguire passo passo l’iter delle tue mansioni: quanti danni possono essere arrecati da una azione eseguita non correttamente?

 

Lo scopo del Visual SOP

Lo scopo del Visual SOP è quello di:

Schermata Visual SOP

Schermata Visual SOP

  • evitare la scrittura di lunghi manuali cartacei
  • snellire la formazione e il trasferimento di conoscenze
  • migliorare la trasparenza e la conformità
  • favorire l’automazione
  • ridurre i costi, evitando errori/anomalie importanti

Il principio su cui si basa l’efficacia di un sistema di Visual SOP è perfettamente descritto dalle parole di Rudolph Arnheim (storico dell’arte e psicologo tedesco): “Nessun processo di pensiero sembra esistere senza un processo percettivo: attraverso le immagini diamo significato alle informazioni e siamo in grado di elaborarle. In poche parole, apprendiamo.” Per questo motivo il Visual SOP migliora il trasferimento di conoscenze, ottimizza i processi, e in ultima analisi, fa risparmiare denaro.

 

L’Hardware

L’Hardware necessario per una unità Visual SOP consta di:

  • un monitor touch screen
  • un mini computer (es. NUC)
  • connessione ethernet

 

Monitor e mini PC sono collegati attraverso:

  • Cavo alimentazione
  • Cavo HDMI (per visualizzare le informazioni)
  • Cavo USB (per funzione touch)

 

Hardware necessario

 

I contenuti

I contenuti veicolati attraverso il Visual SOP vengono organizzati in vere e proprie «playlist».
La playlist viene identificata per postazione, categoria di articoli e articoli.
Attraverso le playlist, i contenuti vengono strutturati e ordinati secondo una precisa e funzionale sequenza.
I contenuti possono essere di diverso formato:

  • Pdf
  • Immagini
  • Video
  • URL

I contenuti sono interattivi. Essi scorrono automaticamente, secondo un tempo ed una sequenza prestabiliti. L’operatore ha la possibilità di mettere in pausa lo scorrimento dei contenuti.

 

L’interfaccia grafica

L’interfaccia del Visual SOP è composta da un’ampia area, posta al centro dello schermo touch, dedicata esclusivamente alla visualizzazione dei contenuti. A lato, sulla destra, è presente il menù che consente di muoversi tra le varie categorie di contenuti che compongono la play list. Nella parte bassa dello schermo è presente invece il menù di navigazione per spostarsi da un contenuto all’altro, il display con il tempo rimanente alla visualizzazione del contenuto successivo e il pulsante per visualizzare i contenuti a schermo intero.

 

Interfaccia grafica del Visual SOP

Interfaccia grafica del Visual SOP

 

Configurazione del Visual SOP

Il responsabile della configurazione del Visual SOP potrà eseguire questa operazione in maniera molto semplice e rapida.

Potrà lanciare il cruscotto della configurazione direttamente dalla piattaforma web di IMPROVE 4.0.

Ciascun contenuto  potrà essere inserito in una categoria, le quali saranno liberamente personalizzabili.

Ciascuna playlist potrà essere associata:

  • ad una postazione
  • ad un articolo

 

Configurazione del Visual SOP

Configurazione del Visual SOP

 

Come già accennato, i contenuti possono essere pdf, immagini, video e link. Sarà possibile organizzare, in una sorta di archivio, tutti i file in cartelle, in maniera da essere facilmente reperibili ogni volta che sarà necessario associare un contenuto ad un Visual SOP.

L'archivio dei contenuti

L’archivio dei contenuti

 

 

Benefici nel utilizzo del Visual SOP

Ecco i principali benefici, nel dettaglio:

  • Migliora la formazione e il trasferimento delle conoscenze: le operazioni di routine possono essere delegate a personale junior, liberando così personale dirigente che potrà quindi occuparsi di compiti prioritari superiori.
  • Le verifiche di conformità saranno più gestibili, perché la documentazione è già in atto. Documentare SOP diventa così un progetto chiave in vista di un audit.
  • Maggiore trasparenza: i processi documentati visivamente potranno più facilmente rispondere alla domanda di business più comune: “perché ci vuole così tanto tempo?“
  • Risparmio sui costi: Il lavoro può essere assegnato ad un più basso livello di costi di supporto; le operazioni IT saranno più efficaci e quindi si eviteranno guasti costosi.

 


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